Erfahrungsberichte
Testphase überzeugte: Simba Software Lösung heute nicht mehr wegzudenken!
Die Sozialwerk St. Georg Werkstätten gGmbH ist eine hundertprozentige Tochter des Sozialwerks St. Georg e. V. mit dem Firmensitz in der Emscherstraße 41 in Gelsenkirchen. In der anerkannten Werkstatt für Menschen mit Behinderung arbeiten derzeit 400 Menschen; 150 behinderte Personen erhalten in einer Tagesstätte eine so genannte Tagesstruktur und weitere 25 psychisch Kranke werden in einer weiteren Tagesstätte - auch in Gelsenkirchen - betreut. Angeschlossen ist ebenfalls eine anerkannte Werkstatt für Menschen mit Behinderung in Schmallenberg (Sauerland) mit ca. 300 Menschen und auch an diesem Standort erhalten 30 Behinderte eine Tagesstruktur.
Diverse Wirtschaftsunternehmen vergeben Auftragsarbeiten aus den verschiedensten Bereichen an die Sozialwerk St. Georg Werkstätten gGmbH. Aus dieser Struktur heraus ergeben sich Besonderheiten für das Rechnungswesen des Unternehmens. Dort arbeiten tagtäglich 10 MitarbeiterInnen mit der Software. Über eine Citrix-Terminal-Server-Lösung war das Rechnungswesen der Werkstatt in Schmallenberg per Internet zu verbinden. Zusätzlich sollten die Daten im Netzwerk - je nach Benutzerrechtevergabe - weiteren Mitarbeitern der Verwaltung und Geschäftsleitung zur Beauskunftung zur Verfügung stehen.
Recherche führte auf die Spur von Simba
Im Sommer des Jahres 2002 war man auf der Suche nach einer neuen EDV-Lösung für den kompletten Bereich des Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Anlagenbuchhaltung sowie Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung), da die vorhandene EDV Kapazität nicht mehr ausreichend war. Nach umfangreichen Recherchen, so Prokurist Gerd Miny, habe man sich dann im Oktober 2002 für die SIMBA-Lösung entschieden. Als sehr vorteilhaft habe man empfunden, dass es eine Kennenlern-Phase von drei Monaten gegeben habe und man gegen ein geringes Entgelt die Vollversion nutzen konnte. Miny: „Die positiven Ergebnisse aus der Testphase - besonders auch im Hinblick auf die betriebswirtschaftlichen Überlegungen - machten uns die Entscheidung für die schwäbische Simba-Software leicht.“ Hilfreich sei, so Prokurist Miny, dass die Handhabung der Software außerordentlich gut, vor allem verständlich aufgebaut und von den Mitarbeitern schnell und leicht zu erlernen sei.
Ein weiterer Vorteil seit der Umstellung Anfang 2003: Durch den Einsatz des Simba Berichtswesens verfügt die Geschäftsführung und der Konzernvorstand nun über ein monatliches Paket an expliziten Auswertungen und umfassenden Darstellungen von Ergebnissen. Wesentlicher Faktor dabei ist die Nutzung statistischer Konten. Dies ermöglicht die Einarbeitung von diversen Kennzahlen, die bisher separat ausgewertet werden mussten. Die Verwendung individueller Auswertungsstrukturen für Bilanz, G&V, BWA sowie Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung bietet für beliebige Zeiträume eine optimale Aussagefähigkeit.
Im weiteren Verfahren erlernten die Mitarbeiter sehr rasch die Vorteile des zur Software gehörenden Faktura-Programms zu nutzen. Das führte dazu, dass bereits vier Wochen später die Ausgangsrechnungen an die Industriekunden nur noch über die Simba-Software abgewickelt werden konnten. Auch die Barkassenführer lernten sehr schnell die Vorteile des neuen Systems zu schätzen. Die Mitarbeiter im zentralen Rechnungswesen zeigten sich sehr zufrieden, da sie jetzt keine abzubuchende Barkassenführung auf „Zweckform“-Formularen mehr auf den Tisch bekamen, sondern die schon im System erfassten Daten per Knopfdruck übernehmen können.
Einen erheblichen Zeitgewinn konnten die Mitarbeiter durch den Einsatz des selbstlernenden Bank-Kontierungssystems erzielen. Die Bankumsatzdaten aller Bankverbindungen werden jetzt täglich automatisiert in das Simba-System eingelesen und stehen dann unmittelbar in der Buchungserfassung zur Verfügung. Im optimalen Fall wird sogar das Gegenkonto anhand des OP-Bestandes von Simba erkannt. Alle weiteren Informationen werden – mit nur vereinzelt anfallenden manuellen Ergänzungen - automatisch aus dem digitalen Beleg der Bank direkt in die Kontierhilfe übernommen und stehen somit künftig zur Verfügung. Auf diese Weise kann derzeit etwa 85 Prozent der früher notwendigen Zeit eingespart werden.
Als sehr stark kooperativ und kompetent schildert Gerd Miny die Zusammenarbeit mit Ludger Gores vom Simba-Systempartner conexum. Hier habe das Unternehmen in exzellenter Weise bewiesen, was Servicefreundlichkeit und Know-how-Vermittlung bedeute.
