Digitalisierung von Belegen – sinnvolle Maßnahme oder überflüssige Spielerei?

Nachdem wir festgestellt haben, dass die Vernichtung der Originale digitalisierter Belege nicht empfehlenswert ist, stellt sich die Frage: Wozu dann überhaupt digitalisieren? Es müssen also handfeste Vorteile eine Digitalisierung rechtfertigen.

Der erhoffte Vorteil, die Lagerungskosten für die Dokumente zu sparen, tritt nicht ein. Allerdings kann die Lagerung wesentlich unsorgfältiger erfolgen als bisher. Die Dokumente werden monatsweise in Kisten verpackt und gelagert. Eine Sortierung erfolgt nicht. Sollte es erforderlich sein, einen Originalbeleg vorzuweisen, ist der Suchaufwand geringer als der Sortieraufwand es gewesen wäre. Die Suche erfolgt durch den Azubi, dem die Kopie des Beleges gegeben wird und der das genaue Abbild dieses Dokuments suchen soll. Darin besteht der erste Vorteil.

Moderne Softwaresysteme überführen einen gescannten Beleg zunächst in einen digitalen Bearbeitungs- und Freigabeprozess. Damit steht er den zuständigen Mitarbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung. Vorteil Nummer 2: Der Beleg ist bereits zu diesem Zeitpunkt von der allgemeinen Datensicherung umfasst und kann nicht mehr verloren gehen.

Dritter Vorteil: Die Bearbeitung kann durch mehrere Mitarbeiter zeitgleich erfolgen, da der Beleg nicht mehr von Büro zu Büro getragen werden muss. Das Freigabeverfahren wird verkürzt, Skontofristen können besser eingehalten werden. Darüber hinaus kann sehr genau verfolgt werden, an welchem Punkt des Freigabeprozesses sich der Beleg gerade befindet. Selbstverständlich wird der Freigabeprozess prüfungssicher dokumentiert.

Anschließend wird der Beleg weitergeleitet an die Buchführung. Dort wird aus dem Inhalt des Beleges über eine Texterkennung durch die Software ein Buchungsvorschlag erzeugt. Der Mitarbeiter kontrolliert diesen, nimmt eventuell Änderungen vor und löst dann eine Buchung aus. Vorteil Nummer 4: der Zeitaufwand für die Buchungserfassung wird erheblich gesenkt.

Buchung und Beleg werden verschlagwortet, im Idealfall mit einer Volltextrecherche versehen, und gemeinsam in einer Datenbank gespeichert. Damit ergibt sich der fünfte Vorteil: jeder Beleg ist in Sekundenschnelle wieder auffindbar. Und zwar von jedem berechtigten Mitarbeiter. Über das Intranet auch in dezentral organisierten Einrichtungen. Auch hier bietet die EDV die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit dem Beleg arbeiten können. In der Buchführung ist z.B. ein Durchgriff von der Gewinn- und Verlustrechnung auf ein Kontoblatt auf die Einzelbuchung auf den Beleg als Bilddatei möglich.

Genau diese Möglichkeit wird in der Praxis als der größte Vorteil angesehen: die dramatische Verringerung von Such- und Zugriffszeiten auf Belege. Nie wieder „wo befindet sich die Rechnung vom…“ oder „faxt mir doch bitte mal den Beleg…“.

Abschließend eine interessante Erkenntnis aus der Sicht des Softwareherstellers: die Art der Softwarenutzung des digitalen Belegarchivs hat sich bei unseren Kunden radikal verändert.

Was zunächst als Erleichterung der Arbeit in Rechnungswesen und Controlling geschaffen wurde, ist inzwischen zentrales Informationssystem für die gesamte Verwaltung. Neben den Rechnungsweseninformationen beinhaltet der Beleg weitere Angaben: Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Lieferscheinnummer, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, Sachbearbeiter nebst Telefondurchwahl und Mailadresse, Absenderadresse, Internetadresse, Umsatzsteuer-ID, Skontovereinbarungen, AGBs, Mengenangaben, genaue Produktbezeichnungen, Seriennummern bei Anlagegütern, ISBN-Nummern bei Büchern… Alle diese Informationen stehen im Rahmen der Recherche auf Knopfdruck zur Verfügung. Und zwar nicht nur für sich isoliert, sondern auch kumuliert. Es wird inzwischen ermittelt: Wie viele Rechner einer bestimmten Betriebssystemvariante haben wir im Haus, welche Bücher wurden letztes Jahr zum Thema Pflegesatzverhandlung angeschafft, welche Belege betreffen die Kostenstelle Sommerfest vom letzten August…

Schön und gut denken Sie, die Digitalisierung von Belegen erspart uns eine Menge Arbeit und ist deshalb sinnvoll. Aber die Einführung eines solchen Systems ist doch mit Sicherheit aufwändig und teuer. Mitnichten, lesen Sie dazu den Beitrag "Einführung der digitalen Belegverwaltung".

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